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Smartworking e Covid-19

Come lavorare da casa: suggerimenti utili per la sopravvivenza

Stiamo attraversando un periodo in cui molte aziende hanno scoperto e stanno utilizzando lo smartworking, incoraggiate (o forzate dalle necessità) ad impostare processi per i quali i dipendenti possano lavorare da casa. 

Ma cosa succede se ne sei coinvolto in prima persona e non ha mai lavorato da casa?

Sappiamo quanto sia difficile abituarsi ad un simile cambiamento: tutto il team dello Studio JooMa lavora già da tempo con questa modalità e, a questo proposito, basandoci sulle nostre esperienze personali, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti che proponiamo di seguito.

Smath working durante Covid 2020

Lavorare da casa non è una vacanza
Mantieni la stessa routine quotidiana antecedente l’utilizzo dello smartworking

Scendi già dal letto alla stessa ora: se ti viene il desiderio di alzarti più tardi (con la scusa che non perdi tempo per raggiungere l’ufficio) sarà sicuramente più problematico quando dovrai riprendere il lavoro in presenza. 

Consuma il pranzo alla stessa ora e, se al lavoro avevi il tempo per una passeggiata durante la pausa, concediti lo stesso tempo anche a casa organizzandoti per far due passi: l'isolamento non significa che non puoi uscire (almeno per ora!!!) e l'importante è avere meno contatti possibili con le persone nonché indossare sempre i dispositivi obbligatori (mascherine). 

Non hai voglia di andar fuori e camminare? Fai esercizio o prendi un caffè o puoi semplicemente sdraiarti con gli occhi chiusi per 10 minuti, credimi, è molto salutare.

Concediti il ​​tempo di svegliarti

Per prima cosa, la mattina, quando apri gli occhi non afferrare subito il cellulare. 

Questa operazione finisce col catapultarti immediatamente nella chat di lavoro in cui tutti parlano di cose “urgenti” ed “importanti” coinvolgendoti e tutto ciò porta inequivocabilmente a scoprire che il tuo lavoro inizia con il risveglio e termina solo quando ti addormenti. 

Nella stessa maniera, appena ti svegli, non correre ad accendere il tuo laptop o il tuo computer. 

Prepara un caffè, se vuoi, leggi qualche pagina di un libro e dedica lo stesso tempo che impiegheresti nello spostamento per andare al lavoro, per svegliarti e “sintonizzarti”.

Hai bisogno di un luogo che diventi la tua postazione di lavoro

Un tavolo ed una sedia in una stanza separata sono la migliore soluzione. 

Idealmente, la camera da letto dovrebbe essere un posto dove dormire e la cucina dovrebbe essere un posto dove cucinare (e mangiare), ma in un monolocale funzionerà bene anche il tavolo da cucina e, se la cucina è troppo piccola, organizza un divano: un supporto per laptop, ad esempio, di IKEA, tornerà utile. 

Non correre in bagno e/o a letto con il notebook in mano: il luogo in cui lavori dovrebbe essere permanente e unico. 

Organizza anche la postazione di lavoro con cose "aziendali" a te utili: dalle forniture per ufficio (portamatite, penne, fogli, blocchi per appunti, post-it) alle bacheche di sughero. 

Per la tua postazione di lavoro puoi anche creare una specie di “recinto”  con i mobili facendo una piccola riorganizzazione dell’arredamento e, spostandoti, puoi creare zone di lavoro, zone per il tempo libero e zone per le faccende domestiche.

Prevedi che possano esserci video call e video conferenze, quindi prepara una postazione comoda e professionale… preferibilmente in modo che l’intimo ed calzini non si asciughino dietro di te. 

Puoi sederti con lo sfondo di un muro vuoto (meglio con qualche quadro o poster), o con lo sfondo dei mobili o avendo alle spalle una finestra ma schermata da una tenda (per evitare il controluce)… oppure accendi solo il microfono e lascia perdere il video!

Se sei abituato a farlo in ufficio, prendi nota nel tuo diario e registra tutto ciò che è stato discusso durante la chiamata, in modo da non dimenticare alcunchè e non confondere le varie attività.

L'equilibrio tra lavoro e riposo

La cosa più pericolosa per uno smartworker è farsi coinvolgere troppo nel lavoro e perdere la cognizione del tempo che scorre lungo la giornata, soprattutto se lavori con colleghi o clienti che hanno tempi (o orari) diversi. 

Per evitare che ciò accada, un posto di lavoro dedicato e ben organizzato ed un cambio artificiale di scenario ti aiuteranno. 

Sembra una battuta, ma al mattino, quando ti siedi per lavorare, cambia i tuoi abiti, soprattutto non rimanere in pigiama, ciò ti aiuterà a ”sintonizzarti” e concentrarti. 

Hai terminato il lavoro? Cambiati di nuovo indossando gli abiti di casa.

Quando termini di lavorare, passa ad un'altra attività o sdraiati per riposarti un attimo oppure vai fuori per una passeggiata: per il momento possiamo ancora uscire (e speriamo che ciò sia valido anche per il prossimo futuro).

Spiega a tuo marito/moglie/figli quali sono i momenti e gli orari in cui non dovresti essere distratto, ovvero fai un programma preciso delle chiamate e delle riunioni (virtuali) e comunicalo loro.

Cerca di non rispondere alle chat di lavoro al di fuori dell'orario (lo so si è sempre tentati), non accettare di "finire qualcosa" e tirar tardi e, soprattutto, cerca di non farti carico di un numero maggiore di attività rispetto a quelle che faresti normalmente, ne vale della tua produttività. 

La casa è solo un luogo e non avrai mani extra e ore extra al giorno solo perché lavori a distanza, ed anche la stanchezza mentale inciderà se vorrai gestire un carico maggiore di impegni. 

Il lavoro, sicuramente, è molto importante, ma dovresti preoccuparti anche di te stesso. 

Nello Studio JooMa abbiamo maturato, a riguardo, un’esperienza sufficientemente approfondita in quando, da diversi anni, adottiamo le migliori tecnologie per il lavoro a distanza.

Siamo organizzati con software gestionali ERP e CRM tutti gestiti in remoto, usufruiamo costantemente del cloud per condividere a distanza i dati e le attività aziendali e, insieme alle videochiamate ed alle videoconferenze, riusciamo a collaborare ed interagire come se fossimo fisicamente presenti nella stessa sede, mentre siamo dislocati tra Abruzzo, Molise, Liguria, Lombardia e tra poco anche in ulteriori altre sedi. 

La cultura dello smartworking è stata da noi trasferita anche ai clienti, con i quali, essendo loro disseminati in tutta Italia nonché anche oltre confine, è ormai consuetudine portare a termine riunioni virtuali in videochiamata con notevole risparmio reciproco di tempo e risorse. 

Se, infine, hai bisogno di qualche ulteriore “dritta”, di qualche consiglio, o vuoi intraprendere questa strada nella tua azienda, sappi che i professionisti dello Studio JooMa sono a tua disposizione con le loro conoscenze ed esperienze dirette maturate in prima persona, contattali… non pungono.
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